Fehler im Steuerbescheid können durch unvollständige Angaben, fehlerhafte elektronische Meldungen oder eine abweichende Bearbeitung beim Finanzamt entstehen. Vergleiche zuerst die tatsächlich übermittelte Steuererklärung mit den angesetzten Beträgen und lies die Erläuterungen des Bescheids. Eine geringere Erstattung allein beweist noch keinen Fehler. Besteht eine ungeklärte Abweichung, prüfe frühzeitig die Rechtsbehelfsbelehrung, damit eine Rückfrage nicht zulasten deiner Handlungsmöglichkeiten geht.
Die Abweichung finden: Nicht mit der Erstattung anfangen
Die Erstattung oder Nachzahlung ist nur das Endergebnis mehrerer Rechenschritte. Sie hängt sowohl von der festgesetzten Steuer als auch von bereits angerechneter Lohnsteuer und geleisteten Vorauszahlungen ab. Wer ausschließlich den Auszahlungsbetrag mit der Vorschau seiner Steuersoftware vergleicht, kann die Ursache leicht an der falschen Stelle suchen.
Für einen deutschen Einkommensteuerbescheid ist diese Prüfreihenfolge sinnvoll:
- Prüfe Name, Veranlagungsjahr und gegebenenfalls die berücksichtigte Veranlagungsart. Vergleiche nur Unterlagen für denselben Zeitraum.
- Lege die übermittelte Erklärung samt Übermittlungsprotokoll daneben. Ein gespeicherter Entwurf muss nicht dem eingereichten Stand entsprechen.
- Vergleiche zunächst die Einkünfte, danach die berücksichtigten Abzüge und Steuerermäßigungen.
- Lies bei jeder Abweichung die Erläuterungen. Dort kann stehen, weshalb das Finanzamt einen Betrag anders behandelt hat.
- Stimmen die Berechnungsgrundlagen, prüfe die angerechneten Steuerabzüge und Vorauszahlungen. Eine Differenz an dieser Stelle ist etwas anderes als ein nicht anerkannter Aufwand.
Notiere zu einer auffälligen Position den erklärten Betrag, den angesetzten Betrag und den passenden Nachweis. Damit lässt sich die weitere Klärung auf die tatsächliche Differenz begrenzen.
Übernommene Vorjahresdaten und nicht übermittelte Änderungen
Ein Steuerbescheid kann auf falschen Angaben beruhen, obwohl das Finanzamt die Erklärung unverändert übernommen hat. Besonders prüfenswert sind Daten, die aus dem Vorjahr stammen: persönliche Verhältnisse, Einnahmen, Versicherungsbeiträge oder wiederkehrende Aufwendungen können sich geändert haben.
Auch die Bearbeitung in mehreren Fassungen kann zu Abweichungen führen. Eine nachträglich ergänzte Spende hilft beispielsweise nicht, wenn nur die frühere Fassung übermittelt wurde. Entscheidend ist nicht, was beim letzten Öffnen in der Software sichtbar ist, sondern was tatsächlich eingereicht wurde.
Vergleiche bei einem solchen Verdacht das Übermittlungsprotokoll mit deinen Jahresunterlagen. Fehlt die Angabe bereits in der eingereichten Erklärung, liegt die Ursache zunächst dort. Welche nachträgliche Berichtigung möglich ist, hängt unter anderem vom Verfahrensstand und von der Art des Fehlers ab; eine erneute Übermittlung allein ist kein verlässlicher Ersatz für die Klärung eines bereits erlassenen Bescheids.
Elektronisch gemeldete Daten passen nicht zu den Unterlagen
Arbeitgeber, Versicherungen und Rententräger übermitteln steuerlich relevante Daten. Auch diese Meldungen können unvollständig sein, später korrigiert werden oder von den Unterlagen abweichen, die du bei der Erklärung verwendet hast. Elektronische Übermittlung bedeutet nicht automatisch inhaltliche Richtigkeit.
Bei Arbeitslohn vergleichst du die angesetzten Werte mit der Lohnsteuerbescheinigung. Bei Renten oder Versicherungsbeiträgen helfen die jeweiligen Jahresmitteilungen. Achte auf das richtige Jahr und darauf, ob eine berichtigte Bescheinigung vorliegt. Zwei Dokumente zum selben Sachverhalt bedeuten nicht automatisch, dass beide Beträge zusätzlich anzusetzen sind.
Zeigt sich ein Fehler in der Meldung, wende dich an die meldende Stelle und kläre zugleich mit dem Finanzamt, wie sich die Abweichung auf deinen Bescheid auswirkt. Warte mit der Prüfung der Rechtsbehelfsbelehrung nicht darauf, dass etwa ein Arbeitgeber seine Daten berichtigt hat. Die Datenkorrektur und das Vorgehen gegen den Bescheid sind getrennte Vorgänge.
Ausgaben wurden anders eingeordnet oder nicht berücksichtigt
Ein eingetragener Rechnungsbetrag wird nicht zwingend vollständig steuerwirksam. Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Steuerermäßigungen folgen unterschiedlichen Regeln des Einkommensteuergesetzes. Je nach Position können Voraussetzungen, Begrenzungen oder Eigenbelastungen eine Rolle spielen.
Bei haushaltsnahen Dienstleistungen ist beispielsweise zu unterscheiden, welche Rechnungsbestandteile begünstigt sind. Materialkosten sind nicht einfach mit begünstigten Arbeitskosten gleichzusetzen. Außerdem wirkt eine Steuerermäßigung anders als ein Abzug bei der Einkommensermittlung: Sie wird nicht an derselben Stelle der Berechnung berücksichtigt.
Bei Spenden oder Vorsorgeaufwendungen solltest du prüfen, ob die Angabe fehlt, anders zugeordnet oder aufgrund einer gesetzlichen Begrenzung nur teilweise berücksichtigt wurde. Die Erläuterungen und die amtliche Anleitung zur Einkommensteuererklärung für das betreffende Veranlagungsjahr helfen bei dieser Unterscheidung. Die Finanzverwaltung stellt diese Anleitungen auch im Umfeld der ELSTER-Formulare bereit.
Fehlt eine nachvollziehbare Erklärung für die Kürzung, frage gezielt nach der betroffenen Position und der angewendeten Regel. Ein vorhandener Beleg allein beweist noch nicht die Abziehbarkeit; umgekehrt ist eine unerklärte Streichung ein Anlass zur Prüfung.
Rechenfehler vermutet, aber die steuerliche Wirkung übersehen
Manche unerwarteten Ergebnisse sind keine Fehler. Ein Abzug von Ausgaben führt nicht zu einer gleich hohen Erstattung. Er kann die Bemessungsgrundlage verändern; die steuerliche Auswirkung hängt dann von der übrigen Berechnung ab.
Auch Leistungen unter Progressionsvorbehalt können eine Abweichung erklären. Bestimmte steuerfreie Lohnersatzleistungen, etwa Arbeitslosengeld oder Elterngeld, können den Steuersatz für das steuerpflichtige Einkommen beeinflussen. Steuerfrei bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, dass die Leistung für die Berechnung insgesamt ohne Bedeutung bleibt.
Prüfe außerdem, ob die Vorschau deiner Steuersoftware dieselben Angaben verwendet wie der Bescheid. Eine Vorschau mit fehlender Lohnersatzleistung ist keine geeignete Gegenrechnung. Kleine Rundungsdifferenzen solltest du von abweichenden Ausgangsbeträgen trennen: Letztere liefern meist den besseren Ansatzpunkt für die Fehlersuche.
Ungeklärte Fehler beim zuständigen Finanzamt ansprechen
Für die Klärung ist das im Bescheid genannte Finanzamt die erste Anlaufstelle. Halte Steuernummer, Veranlagungsjahr, Bescheiddatum und die betroffene Position bereit. Als Nachweise eignen sich je nach Abweichung das Übermittlungsprotokoll, eine Jahresbescheinigung oder eine Rechnung mit Zahlungsnachweis.
Geht es nur um das Verständnis einer Berechnung, kann eine gezielte Rückfrage ausreichen. Soll der Bescheid geändert werden, musst du zusätzlich das passende Verfahren beachten. Die Abgabenordnung regelt Rechtsbehelfe und Korrekturmöglichkeiten; maßgeblich für den nächsten Schritt sind insbesondere die Rechtsbehelfsbelehrung deines Bescheids und der Verfahrensstand. Eine telefonische Rückfrage ersetzt keinen erforderlichen Rechtsbehelf.
In Mein ELSTER gibt es ein eigenes Formular für den Einspruch. Nutze bei einem beabsichtigten Einspruch den dafür vorgesehenen Übermittlungsweg und sichere die Eingangsbestätigung. Verlasse dich nicht darauf, dass eine beliebige Nachricht oder ein noch gespeicherter Entwurf dieselbe Wirkung hat.
Ein Einspruch stoppt eine Zahlungsanforderung nicht automatisch. Wenn eine Zahlung betroffen ist, kläre daher gesondert mit dem Finanzamt, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Aussetzung der Vollziehung in Betracht kommt. Bei unklarer Bekanntgabe, mehreren betroffenen Bescheiden oder bereits länger zurückliegenden Fehlern ist steuerliche Beratung sinnvoll, bevor du von einer einfachen nachträglichen Korrektur ausgehst.